都内で40回ほどやってみてわかった、主催側こそ楽しむイベントづくり

恋愛アドバイザーのやっちです。

今日も明日も明後日も、ずっとコイバナ目白押し。

コイバナを仕事にできるってありがたいです。恋愛は深すぎて底が見えない。

そんなコイバナばかりしている僕ですが、これまで定期的にイベント開催をしてきました。

まずは2014年ぐらいから2年間、Cambaというコミュニティを運営。映画、料理、音楽などの趣味のものです。

今年に入って、独立してからはゆるまじっていうコミュニティを作りました。ゆるいけどマジで学ぶトークイベントです。

不器用ながらも色々と試行錯誤して、見えてくるものもありました。

 

今日は、教科書的なイベントの作り方というよりは、いかに自分が楽しめるか、自己中心的な目線でお話します。

自分への戒めもかねて、これからイベントやりたい人や、イベントやってみたけど疲れ果てて二度とやりたくないって人向けに、僕なりのイベントのつくり方を共有します。少しでも役に立ったら嬉しいです。

 

 

ワクワクすることをやる

最重要です。

  • 社会的にニーズがあって、動員が見込めそうだから。
  • このゲストなら絶対に人がくるっしょ。
  • このビジネスに繋げたいから、ノルマを課してどうにかたくさん人を集めよう。

恐らく8割のイベントって何かこういった背景で構成されているのでは。

これらはまずは考えなくていいんじゃないかと思います。

自分が今、この瞬間にみんなを巻き込んでやりたい遊びは何か?まず考えるのはここです。

ここがブレると、ある程度イベントが固まってきた時に、あなたはこう感じるでしょう。

「あれ?そもそもなんでこのイベントを始めたんだっけ?あぁそうか。何かしなきゃって焦ってたんだ……。」

「行動してるぜ!!」って足跡がつくようなことをしたくてイベント開催をする人が実は多いんですよね。

でもそれだと続かなくなってしまうんですね。社会的な承認欲求が強くなっている状態。

なので、ここだけは心から自己中に。自分の好き勝手、ワガママになった時に何をしたいかを考えてください。

 

 

来た人がどうなって帰るのかを決める

ワクワクした後は、イベントに来てくれた人がどんな気持ちになって帰っていくかを想像しましょう。

感動して泣いて帰りますか?

あなたと同じように、すごくワクワクして帰りますか?

何かを学んで、自分のやってることに活かすぞー!って燃えてますか?

どんなお客さんが来て、どんな風になって帰るか。まずは想像してみましょう。

その際に、人数のイメージも持っておいたほうがいいです。

10人のイベントと100人のイベントでは、主催の接し方や流れも全然違います。

イベントの成功は、みんながんばった!!よくやった!というアバウトなものでなく、いかに帰っていく人やアンケートから、参加者の声が目的に沿っているかです。

指標があると、それをより良い方向にもっていくために何ができるか、フィードバックがはっきりできます。

 

 

ゲストやチームとなる人に声をかける

来てくれた人がどうなっている状態が嬉しいかを決めたら、それを実現させるための仲間集めです。

ゲストさんも僕はゆるまじに来てくださるなら、”仲間”として接します。

一緒に空間を作ってくれる人はみんな”仲間”です。

どんな内容で話すかを決め、必要とあればゲスト、講師の方をお招きします。

今はたくさんの人が活発に動いて講師をしているケースが多いので、知り合いでなくても声をかけやすいと思います。

オススメは知り合いに声をかけることです。

そして、その人が皆さんの前で話している時に、自分が一番ワクワクできる人。ワクワク最重要。

一緒にやるメンバーも共感できる人がいいですね。

ここで注意が必要なのは、メンバーにとってのメリットが何なのかを明確化すること。

一緒にやるメンバーは、

  • 一部のお手伝いなのか
  • リスクも背負った上での一緒にイベントを創る一員なのか。
  • 売上を分配したいのか
  • イベント運営を学びたいのか
  • 仲間がほしいのか
  • 活動を広めたいのか
  • その他の要望があるのか

色々と考えていることがあります。ポイントは、最初は人は本音を言わないので、「ほんとに?」など少し掘ってあげることです。

両者にとってメリットが明確にあるからこそ、同じ方向を向いて走っていけます。

僕は以前、ここを不明確にしたままメンバーを手伝わせてしまったことがあって、集中砲火で怒られました。笑

怒ってくれるならまだマシです。

一番最悪なパターンは、何も言わずに離れていくこと。フィードバックすら受け取れない状態です。

リーダーが決めつけで行ってしまうプロジェクトは、とてももろく、何かの拍子にすぐに崩れ去ります。

最初の土台固めはとても大切です。自分は「何を考えていて、どうしたい」をしっかり伝えて、その上で相手の言葉も受け入れます。

ゲストさんや手伝ってくれた人への謝礼も大切なところです。

これに関しては、見栄をはって無理しないこと。謝礼は気持ちです。

あまりにも力不足で集客できなかった場合以外は、自分がマイナスにならないぐらいで、精一杯の気持ちでお渡ししましょう。

 

 

日程、場所決め

チームが揃ったら、日程と場所を決めます。ここの順番は人によって違うと思います。

日程に関しては、どんな人に来てほしいかで決めます。

フリーランスや主婦層向けなら平日昼が良いかもしれませんし、サラリーマン向けなら平日夜がいいでしょう。

多くの人に来てほしい場合は、土日にするとよいでしょう。

場所は、これまたワクワクが最重要と言いたい所なんですが、場所は目的に沿うかが最重要です。

来た人がどうなって帰ってほしいのかを決めましたよね?

場所はそのための手段、ツールです。

伸び伸びとまったりしながら勉強会をしたいのに、席と席の感覚が近い閉鎖的な真っ白なセミナールーム。

静かに集中して、精神を研ぎ澄ますような時間をつくりたいのに、パリピばかり集まりそうな楽しそうな会場。

場所自体がパッと見て素晴らしい!!って思っても、目的に沿わないなら再考慮しましょう。

言うまでもありませんが、僕は場所から入り、目的とずれたイベントをしたことがあります。経験は力なり!!

 

 

その場所で考えられるあらゆる可能性を探る

テレビ、プロジェクター、スクリーン、爆音可能か、飲食可、料理をつくる環境、時間前後の融通、担当者は当日立ち合いアリかナシなど、パッと考えるだけでも色々でてきます。

その会場では、どんなことができるのかを確認しましょう。

会場のホームページ、SNSページなどを見ても細かいことは載っていないケースが多いです。

設備を把握していなかったために、もっと良い環境づくりができたのにできなかったなんてことも。

  • 実はマイクが使えたのに、使わなかった
  • 裏にあるゲーム機、ボードゲームを使っていいと知らなかった
  • 小さなスピーカーだけでなく、音響の良いスピーカーが使えた

失敗例で言いますと、

  • サプライズでケーキを用意したかったけど、会場の冷蔵庫が使えなかった
  • プロジェクターで映すためのケーブルがWindows用しかなく、MACコネクタに対応していなかった
  • ゴミを置いていっていいかと思いきや、持ち帰りだった
  • 録画用のカメラの電池残量が少なかった
  • カメラで撮る位置をハッキリさせてなく、当日の準備に手間取った

色々ありますね。笑

準備、下見はしっかりと行いましょう。

ただ、完璧に把握することは不可能です。現場では、必ずなにか事件が起きるものです。

何かあっても大丈夫!という最低ラインを知っておくことが大切です。

場所は手段であり、あくまで自分がワクワクすることと、お客さんに目的に沿った体験をしてもらうことです。

 

 

コンテンツを決める

今書いてて、ようやくここなの!?って自分で思いました。笑

場所と同じで、コンテンツはあくまで目的を達成するためのツールです。

目的が達成されるなら、いくらでもあっていいし、なくてもいい。

このコンテンツは絶対ウケる!!って思ってイベント開催して、スベった経験のある人いませんか?

もしかすると、ページを見た人が「なんだかすごそうなのはわかったけど、自分に必要なのかな」と、他人事になっているのかもしれません。

コンテンツは、主催する側だけがワクワクしてしまうことが多いです。

ここで重要なことは、とにかく目的のためのツールとして捉えること。コンテンツがあるからイベントをやるわけではないということ。

言うまでもなく、僕はコンテンツのことしか頭になく20名来てほしかったイベントで参加4名となったことがあります。えへん!!

 

 

イベントページを作ってひたすら拡散する

来ましたね!!イベントページ作成ですよー!

基本的には整えるだけですが、最後に残されているのがどんなイベントなのかの説明ですね。

普段、文章を書く仕事をしている人は楽勝かもしれませんが、人によってはここはかなり苦戦します。

大きく分けると、必要なことは以下の4つです

  • なんでこのイベントをやるの?
  • どんなメリットがあるの?
  • どんなことをするの?
  • いつどこでどんなルールの元にやるの?

このあたりをハッキリさせておくといいです。

ページを作ること自体は一瞬です。

Facebookページでもいいし、Peatixやストアカなど、用意されたイベントページをうまく使っちゃえば楽です。

 

 

集客は無理なく

僕の周りでイベントを頻繁にできない人は、集客に疲れてしまうという理由が圧倒的に多かったです。

この集客って言葉をわりと最近知ったんですけど、僕はイベントやりますー!!ってFacebookでひたすら叫んでいる時期が長かったので、集客の意識はあまりなかったんです。

集客術と呼ばれるものが流行ってますが、それを聞いて機械っぽくてやりたくなくなってしまったので、自然体で行かせていただいてます。

1つだけ被っていたのが、「お友達連れてきてー!」というのは良いテクニックみたいですね。笑

 

たくさん集めること=自分の価値

この考えを捨てると、一気に楽になりますよ。

1人でも、来てくれたということは刺さる内容があったということですから、自信を持っていいんです。

集客で一番のオススメは、来てほしい人100人を決めること。

100人のうち、10人来てくれたらすごいと思います。

日々の生活の中で、その人のことや近況を考えながら、「来ないかな~」ってメッセージします。

考えるべきことは、「この人にとって役立つイベントになる」って本気で思えること。

  • こういうスキルがほしい
  • 友達を作りたがっていた
  • みんなでお酒を飲むのが好き
  • あるジャンルの人脈を広げたいと言っていた
  • 独立を考えている

普段の会話の中で、なんとなく言っていたことや、発信していることを見ていると、なんとなくニーズがわかりますよね。

逆に言うと、発信していない人って何を考えているかわからないので、情報を提供しようがない。笑

SNS時代は発信力によくスポットが当たりますが、情報を引き寄せる力としての発信も本当に大事だと思います。

 

まとめ

  1. ワクワクすることをやる
  2. 来た人がどうなって帰るのかを決める
  3. ゲストやチームとなる人に声をかける
  4. 日程、場所決め
  5. その場所で考えられるあらゆる可能性を探る
  6. コンテンツ決める
  7. 拡散しまくる
  8. 集客は無理なく

 

さて、もしかしたらこう思われているかもしれません。

やっぱりイベントって大変じゃん!!

こうしてみると……やることけっこうあるかも。

ただ、一つ素晴らしい真実があります。

僕がこうやってイベントって何から始めてたっけ?とか、どの方向にいくべきかって考えだしたのはこの春からです。

つまり、細かいことを考えるのは質を高めるためであって、イベントの良し悪しではない!

一番大切なことって、自分が一番ワクワクすること!!自己中!!!

夢中になって一生懸命やってたら、「もー見てらんないなぁ」って誰かが助けてくれるから!これほんと!

そこだけは忘れないでいてほしいです。

ちなみに、僕は30人ぐらいまでの少人数制しかやってきませんでした。

というのも、30人を超えたあたりから途端に人の顔が見えなくなったからです。やっていただくとわかるんですが。

これは主催者のキャパだと思います。50人でも、ちゃんと一人一人と話したり顔と名前が覚えられる人はいます。

やっているうちに、自分に合ったやり方を見つけてくださいね(*^-^*)